// un lavoro alla settimana, automatizzato

Solleciti di pagamento automatici: incassare prima senza sembrare un robot

06 · 10 · 2026 — UN LAVORO ALLA SETTIMANA, AUTOMATIZZATOI solleciti partono da soli, le decisioni restano tue

C'è un lavoro che in quasi tutte le piccole aziende si fa tardi, male e controvoglia: ricordare ai clienti che una fattura è scaduta. Non è difficile, è imbarazzante. Così lo si rimanda alla settimana dopo, poi a quella dopo ancora, e intanto i soldi restano nelle tasche di qualcun altro. È anche uno dei lavori che si automatizzano meglio, a una condizione: che la macchina sappia chi ha già pagato e si fermi quando serve una persona.

In questa guida lo smontiamo pezzo per pezzo: com'è oggi, cosa si può lasciare al sistema e cosa no, con quali strumenti, un esempio completo dalla fattura emessa all'incasso e come partire in un pomeriggio.

Com'è oggi: il pomeriggio delle fatture scadute

Fatto a mano, il giro dei solleciti di solito va così. Si apre il programma di fatturazione o il foglio con le fatture emesse e si cercano quelle scadute. Poi si apre l'home banking e si controlla, una per una, se il bonifico è arrivato. Per quelle non pagate si scrive una mail, spesso partendo da zero, cercando il tono giusto fra il troppo gentile e lo scortese. Si allega la fattura, si copia l'IBAN, si invia. E ci si segna, da qualche parte, di ricontrollare fra una settimana.

Il tempo si perde soprattutto nel confronto con la banca e nella scrittura dei messaggi, che ogni volta ricomincia da capo. Gli errori tipici sono sempre gli stessi:

• sollecitare chi ha già pagato, perché il bonifico è arrivato ieri o con una causale incompleta;
• dimenticarsi qualcuno, di solito proprio il cliente che paga sempre tardi;
• sbagliare il tono: troppo duro con un cliente storico, troppo morbido con chi è al terzo ritardo;
• numero di fattura o importo sbagliati nel messaggio, che costringono il cliente a chiedere e allungano i tempi.

Cosa si automatizza e cosa resta a una persona

La linea va tracciata prima di accendere qualsiasi cosa. Al sistema si possono lasciare senza rischi:

• tenere lo scadenziario: ogni fattura con importo, cliente e data di scadenza;
• il controllo degli incassi, quando il bonifico è chiaro (importo giusto, numero di fattura nella causale);
• l'invio dei promemoria alle date stabilite, con testi scritti da te una volta sola;
• tenere traccia di cosa è partito, quando e a chi.

Restano a una persona, sempre: i casi dubbi (un bonifico di importo diverso, un pagamento senza riferimenti, un cliente che ha contestato la fattura), le eccezioni (il cliente storico in un momento difficile, l'accordo preso a voce) e soprattutto cosa fare dopo l'ultimo avviso. Telefonata, piano di rientro, legale: il sistema non lo decide, ti avvisa e si ferma. Il cliente in difficoltà e quello che fa il furbo riceverebbero gli stessi messaggi, e solo tu sai chi è chi.

Con gli strumenti che hai già, e quando serve qualcosa su misura

Prima di comprare qualsiasi cosa, guarda cosa hai in casa.

Il programma di fatturazione. Quasi tutti hanno uno scadenziario, e alcuni anche l'invio di promemoria via mail e il collegamento al conto corrente per riconoscere i pagamenti. Vale la pena controllare nelle impostazioni prima di costruire altro: spesso la funzione c'è e nessuno l'ha mai accesa.

Foglio di calcolo e posta. Se le fatture sono poche decine al mese, un foglio con una riga per fattura (cliente, mail, numero, importo, scadenza, pagata sì/no) e un invio automatico collegato alla casella di posta bastano. Google Fogli e Excel lo permettono entrambi, con le loro automazioni o con uno strumento senza codice che legge il foglio e manda le mail alle date giuste.

La banca. Il passaggio più delicato. Se il tuo programma non si collega al conto, puoi scaricare ogni mattina l'elenco dei movimenti e farlo confrontare con lo scadenziario. Il riconoscimento funziona bene solo se il cliente scrive il numero di fattura nella causale: per questo va chiesto chiaramente in fattura e in ogni messaggio.

WhatsApp Business. Utile per chi con i clienti parla già lì: le risposte rapide ti permettono di mandare il promemoria pronto con due tocchi. L'app però non invia da sola alle date stabilite: per l'invio automatico serve la piattaforma per aziende di Meta, con modelli di messaggio approvati.

Quando serve qualcosa su misura. Quando le fatture sono centinaia, i conti correnti più di uno, gli incassi arrivano a rate o un bonifico paga più fatture insieme. Lì il foglio di calcolo comincia a sbagliare, ed è il momento di un gestionale web su misura che faccia il confronto con la banca al posto tuo e ti mostri solo i casi dubbi.

Un esempio passo per passo: dalla fattura emessa all'incasso

Prendiamo un piccolo studio che emette una fattura da pagare a 30 giorni. Ecco cosa succede, dal primo evento all'ultimo.

1. Giorno 0, la fattura parte. Finisce nello scadenziario con cliente, importo, numero e data di scadenza. Nessuno deve ricordarsi niente.
2. Ogni mattina, il controllo della banca. Il sistema confronta gli incassi del giorno con le fatture aperte. Bonifico con importo e numero giusti: fattura chiusa, esce dal giro. Bonifico diverso o senza riferimenti: finisce nella lista dei casi dubbi, che guardi tu.
3. Tre giorni prima della scadenza, il promemoria. Tono gentile, nessuna accusa: «ti ricordo che venerdì scade la fattura n. 112 di 480 euro». Con l'IBAN completo, la causale da usare e la fattura allegata.
4. Sette giorni dopo la scadenza, il sollecito. Sempre dopo il controllo della banca di quella mattina. Tono chiaro: la fattura è scaduta, ecco come pagare, e se c'è un problema basta rispondere a questa mail.
5. Ventuno giorni dopo la scadenza, l'ultimo avviso. Tono fermo e cortese, con il richiamo a interessi di mora e costi di recupero se il cliente è un'impresa.
6. Il giorno dopo, il sistema si ferma. Non manda altro: ti avvisa con nome del cliente, importo e storico dei messaggi. Da qui decidi tu.
7. Se il cliente risponde in qualunque momento («pago a fine mese», «la fattura ha un errore»), la sequenza per quella fattura si sospende finché non la riattivi tu.

Le date sono un esempio: vanno adattate a come lavora la tua azienda e ai termini che hai concordato. Quello che non cambia è l'ordine: prima la banca, poi il messaggio.

Come partire in un pomeriggio, e l'errore da non fare

Per cominciare non serve un progetto. Basta un pomeriggio:

1. Fai l'elenco delle fatture aperte, con scadenza e mail del cliente, nel programma di fatturazione o in un foglio.
2. Scrivi i tre messaggi: promemoria, sollecito, ultimo avviso. Ognuno con numero di fattura, importo, IBAN e la causale da usare. L'AI ti aiuta a trovare il tono, ma la versione finale la rileggi e la firmi tu.
3. Decidi le date e chi riceve l'avviso quando il sistema si ferma.
4. Accendi l'automazione in modalità bozza: per le prime due settimane il sistema prepara i messaggi e tu li invii a mano, controllando che siano giusti.

L'errore da non fare è accendere l'invio automatico senza il controllo della banca, o con un controllo che non riconosce i bonifici con la causale scritta male. Un solo sollecito a un cliente che ha già pagato costa più di dieci promemoria arrivati in tempo: è la volta in cui il cliente pensa che non sai cosa succede nella tua azienda. Per questo la modalità bozza non è una perdita di tempo, è il collaudo.

In sintesi

Un sistema di solleciti che funziona ha cinque pezzi: uno scadenziario unico, tre messaggi dal tono crescente scritti una volta sola, il controllo della banca prima di ogni invio, uno stop dopo l'ultimo avviso con una persona che decide, e in ogni messaggio tutto ciò che serve per pagare subito. Si costruisce con il programma di fatturazione o con un foglio di calcolo e la posta; il su misura serve solo quando i numeri crescono. E si parte in modalità bozza, perché l'unico errore che non si recupera è sollecitare chi ha già pagato.

Fonti: Normattiva (D.Lgs. 231/2002 sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali) · Meta (WhatsApp Business Platform)

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